Das digitale Wachbuch richtig führen: Mustereinträge & rechtssichere Formulierungen

Wie funktioniert ein digitales Wachbuch im Sicherheitsdienst? WachPro Security erklärt Mustereinträge, rechtssichere Dokumentation und Vorteile für Aachen, Köln, Düsseldorf & Bonn.

9/13/20251 min read

Von Papier zu digital

Früher war das Wachbuch ein dicker Ordner am Empfang oder in der Pförtnerloge. Heute setzen immer mehr Sicherheitsunternehmen auf digitale Lösungen. Für Auftraggeber in Aachen, Köln, Düsseldorf, Bonn und Heinsberg bedeutet das: mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz.

Die WachPro Security GmbH nutzt moderne digitale Wachbücher, die alle Anforderungen der Bewachungsverordnung (BewachV) erfüllen.

Warum ein digitales Wachbuch unverzichtbar ist

Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation aller Vorkommnisse
Transparenz: Auftraggeber können Einträge jederzeit prüfen
Effizienz: Keine Zettelwirtschaft, alle Daten zentral abrufbar
Schnelle Auswertung: Trends und Auffälligkeiten werden sichtbar
DSGVO-Konformität: Datenschutzgerechte Speicherung und Verarbeitung

Mustereinträge – so sieht ein professioneller Eintrag aus

Beispiel 1: Routinekontrolle

„12.09.2025, 22:30 Uhr – Revierfahrer Herr M. kontrollierte Baustelle Köln-Deutz. Keine Vorkommnisse. Zugangstore verschlossen, Beleuchtung intakt.“

Beispiel 2: Vorfallmeldung

„12.09.2025, 23:45 Uhr – Verdächtige Person am Zaun des Logistikzentrums Bonn. Polizei verständigt (Streifenwagen 3/124). Person nach Ansprache geflüchtet. Keine Schäden festgestellt.“

Beispiel 3: Übergabe

„13.09.2025, 06:00 Uhr – Schichtende Herr S., Übergabe an Frau T. Alle Schlüssel vollständig, keine Besonderheiten.“

Wichtige Regeln für digitale Wachbücher

Klare Sprache – keine Umgangssprache, kurze Sätze, Fakten statt Meinungen
Zeitstempel & Personalnummer – jeder Eintrag ist nachvollziehbar
DSGVO beachten – personenbezogene Daten nur, wenn zwingend notwendig
Übergaben dokumentieren – Schichtwechsel, Schlüsselübergaben, besondere Vorkommnisse
Schnittstellen nutzen – Integration mit Zutrittskontrolle, Alarmtechnik oder GPS

Vorteile für Auftraggeber

Nachweis der Leistung (z. B. für Versicherungen oder Audits)
Kontrolle in Echtzeit (per App oder Web-Portal)
Transparenz gegenüber Mitarbeitern und Partnern
Schnelle Reaktion bei Unregelmäßigkeiten

Praxis: Düsseldorf – Logistikzentrum

In einem großen Logistikzentrum bei Düsseldorf ersetzte WachPro Security das Papier-Wachbuch durch eine digitale Lösung. Ergebnis: Zeitersparnis von 25 %, weniger Fehler und lückenlose Dokumentation für den Auftraggeber.

FAQ – Häufige Fragen

1. Ist ein digitales Wachbuch gesetzlich vorgeschrieben?
Nein – aber die Bewachungsverordnung schreibt Dokumentation vor. Digital ist die effizienteste Lösung.

2. Können Kunden Einblick nehmen?
Ja – ausgewählte Zugänge ermöglichen volle Transparenz.

3. Wie sicher sind die Daten?
Unsere Systeme sind verschlüsselt, DSGVO-konform und revisionssicher.

Kontakt

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